VOiCEの始め方 VRイベント主催編 

VR Event Organizer

VRイベント主催の流れ

VR会場を併用したイベント主催の前に
①会員登録をしよう!
②VR会場申込フォームを送信しよう!
③イベント登録をしよう!
④-1メールでやり取りしよう!
④-2サークル申請を承認しよう!
⑤サークルスペースの配置を決めよう!
⑥VR会場で設営しよう!
⑦イベント当日を楽しもう!
⑧イベント終了後の料金お支払い

VR会場を併用したイベント主催の前に

VRイベントは宣伝期間等も考えてイベント開催の3ヶ月前までに申請するとスムーズです!

なお、イベント登録できない内容など注意点を、あらかじめコンテンツガイドラインで必ずご確認ください。

①会員登録をしよう!

所要時間:数分程度

イベントの主催には会員登録が必要です!「サークル登録」を完了させましょう。

会員登録に最低限必要な情報はこれだけ!

  • メールアドレス(再編集不可)
  • パスワード
  • サークル名(イベントごとに編集可能です。)
  • ニックネーム(個別メッセージのやり取り時に表示されます。)
  • 生年月日(R18表示、パスワード変更の際に必要です。)

②VR会場申込フォームを送信しよう!

所要時間:10数分程度

VRイベント主催では、イベント登録の際にVRイベント会場お申込みフォームを送信します。

ここでは、お申込みフォーム送信までの手順をご説明します!

1.VOiCEイベントプラットフォームにログインして、マイページの「主催するイベントの確認、参加承認の確認」タブを選び、「イベント開催登録」ボタンを押します。

2.注意事項を確認して、「1.VR会場お申込みフォーム」を押しましょう!

3.お申込みフォームに必要な情報を入力します。どの会場を使うか、などイベントの仕様を選んでいきます!選択された情報を元に、フォーム上でお見積もりが作成されます。

オプション料金はフォームにも記載してありますが、料金表であらかじめ見ておいても良いですね!

VRイベント主催で選べるオプション

基本主催料金内オプション

VRイベントの会場デザインを11種から1種選ぶ

会場11種は、VR会場お申込みフォーム内か、VR図書館で確認できます。

有料オプション

イベント開催期間を8日以上~14日以内まで延長する

VRイベントの開催期間は7日間までが、基本料金内です。8日間にしたい、10日間にしたい場合にご利用ください。

エントランス会場を追加する※現在キャンペーン中につき無料

イベント専用VR会場の各ホールへの玄関口となるエントランス会場を追加できます。「各ホールへのリンク」「VRロビー・VR体験会場へのリンク」「サークル配置図などを設置できる主催者様向けスペース」「お気持ちチケット売り場」が設置されます。

エントランス会場ご利用期間を8日以上~14日以内まで延長する

VR開催期間を延長したい場合に合わせてご利用ください。VR開催期間同様、ご利用期間を8日間にする、10日間にするといったことができます。

多目的会場を追加する

サークルスペースをすべて撤去したイベント会場を追加できます。
デザインは11種から選択したVR会場と同じものになります。イベント内企画など、ご自由に活用してください。

多目的会場ご利用期間を8日以上~14日以内まで延長する

VR開催期間を延長したい場合に合わせてご利用ください。VR開催期間同様、ご利用期間を8日間にする、10日間にするといったことができます。

ロビーにイベント会場への入口を設置する

VOiCE常設のロビー会場に、イベント会場への入口(会場URL)を設置できます。入口の基本デザインはVOiCEにお任せください。

サークルスペースの机と敷物を変更する

サークルスペースの机と敷物をそれぞれ5種からお選びいただけます。

イベント終了後、7日間VR会場を保存する

イベント期間の終了後に7日間、設営時にサインインした主催者様・サークル様だけが入場できる状態にするオプションです。
アフターイベントなど、イベント終了後にサークル参加者だけでVR会場を楽しみたい場合におすすめです。

VOiCEスタッフによる設営説明会を実施する

設営練習会場を使って、VOiCEサーバーのDiscordや主催者様アカウントのTwitterアカウントでのフリースペースで、VOiCEスタッフによるVR会場設営の説明会を音声でおこないます。(スタッフ1名、所要時間2時間:説明1時間、練習1時間)

VOiCEスタッフによるイベント当日サポート

VOiCEスタッフ1名が、イベント当日にVR会場で待機し、DiscordやTwitter DMでのお呼び出しに応じ、お困りごとなどに、その場で対応します。(1イベント上限3時間まで)

VOiCEスタッフによる記念撮影

VOiCEスタッフ1名が、イベント当日にVR会場(ロビー、記念撮影会場含む)のお好きな場所での記念撮影を4枚まで行います。(4か所で各1枚撮影や1か所で4枚撮影など、ご自由にお申し付けください)
撮影した写真はその場で保存していただけます。

記念ポストカードの制作(記念撮影お申込みの場合に限る)

VOiCEスタッフが撮影した4枚のお写真を記念ポストカードにします。
ポストカードデータ作成不要!お申込みするだけ!

4.お見積りをご確認いただき、OKでしたら「お見積りを確認してVRイベント会場を申し込む」ボタンを押してください。

※誤ってお申込みしてしまった場合やどうしても変更したい場合はVOiCEまでお問い合わせください。

これでVRイベント会場のお申込みが完了しました。引き続きイベント開催登録に進みます!

③イベント登録をしよう!

所要時間:10数分程度

VR会場のベースとなるWebカタログ形式のイベントを登録します!

フォーム送信完了画面を閉じて、「2.VRイベント登録」を押しましょう!

登録画面の流れに沿って、VR会場のベースとなるWebイベントの登録情報を入力していきましょう。

以下の【再編集できない項目】がございますので、ご注意ください。

  • イベント名
  • イベント公開日(開始日/終了日)
  • サークル募集締切日
  • 募集サークル数
  • イベント参加費

※誤って登録してしまった場合やどうしても変更したい場合はVOiCEまでお問い合わせください。

金額等を確認して、「イベント開催を申し込む」ボタンを押してください。

VOiCEから自動返信での「イベント開催登録受付完了メール」が届いたら、マイページに戻って「主催するイベントの確認、参加承認の確認」タブをご確認いただき、作成したイベントの名前があればイベント登録完了です。

また、3営業日以内に「VR会場お申込み受付完了メール」が届きます。
メールの内容は以下です。

  • VR会場お申込内容の確認
  • お支払いまでの流れ説明

イベント登録が完了したら、イベント公開日からイベントページが公開されます。サークル様に向けて参加申請できるようになったことを告知しましょう!

④-1VOiCEスタッフとメールでやり取りしよう!

所要時間:VRイベントの会場の申し込みフォームでご選択いただいたオプションによって異なります。

フォーム送信とイベント登録の後、以下の事を決めるため、VOiCEとイベント主催様との間でメールのやり取りがあります。

  1. 設営開始ご希望日について
  2. 日付調整が必要なオプションについて

1.設営開始ご希望日について
イベント開催前に、イベントに参加されるサークル様にサークルスペースの設営をしていただきます!
この設営を開始する日について、ご希望をお聞かせください。
例:イベント開催1週間前、イベント開催2週間前など

2.日付調整が必要なオプションについて
イベント開催期間を延長する際、エントランス会場や多目的会場等も、いつまで期間を延長するのかなどの調整が必要になります。

また、サークル募集締め切り後もメールでのやり取りがあります。
一緒にイベント会場を作っていきましょう!

④-2サークル申請を承認しよう!

承認期間:サークル募集開始から締め切り日まで

イベントページが公開されたら、SNSなどでサークル参加募集開始を告知して、サークル申請を待ちます。
サークル申請が来たら、1つずつ承認または拒否をしていきましょう!

サークル申請が来ると、主催者様の登録メールアドレスに「【VOICE】イベント参加承認依頼を受信しました。」というメールが届き、マイページの「主催するイベントの確認、参加承認の確認」タブに承認待ちのサークルが並びます。

「活動傾向」の内容を確認し、参加申請一覧の「回答」欄のアイコンをクリックしてください。
※「活動傾向」は⑤VR会場での配置決めのための判断材料になります。

参加承認のポップアップがでます。
「承認メッセージ/拒否理由」の欄に、用意しておいたメッセージを入力して「拒否する」又は「承認する」を押しましょう。

最後にもう一度確認画面が出てくるので、確認して承認するか拒否するかを決めてください。

⑤サークルスペースの配置を決めよう!

所要時間:最短で7日程度

サークル募集締め切り後、VR会場でのサークル様の配置をイベント主催様が決めてください。
このように配置表を作成してくださると、会場設営時にも使えて便利です。

配置図例

配置決めをしたら、VOiCEにメールにて、配置図添付、またはテキスト形式でご連絡ください。
ご連絡を頂いたVOiCEが以下の事を行います。

  • 設営スケジュールメールの送信(サークル様へのメール送信一回目)
  • VOiCEが VR会場を準備します。
  • サークル設営案内メールを送信(サークル様へのメール送信ニ回目)

⑥VR会場で設営しよう!

設営期間:最低1週間~最長1か月※主催者様のご希望によります

各サークル様のスペースの初期設営はVOiCEが行います。

主催者様には「設営案内メール」以外にVOiCEから全VR会場のURLをメールにてお知らせします。エントランス会場や各ホールのURLをクリックして、イベント内企画の案内を設置したり、会場の飾りつけをしましょう。

ご自身のサークルスペースの設営もお忘れなく!

特にエントランス会場は、一般参加の皆さんが最初に訪れる会場ですので、賑やかに飾りつけておけば、イベントの雰囲気を盛り上げることができます。

設営時のお願い事があります。設営前にコンテンツガイドラインを必ずご覧ください。

会場やサークルの設営方法についてはこちらをご覧ください。

⑦イベント当日を楽しもう!

サークル設営も無事終わったら、後はイベントを楽しみましょう!
イベント内企画を用意してもいいですし、イベント会場内でリアクションやチャットのやり取りで盛り上がるのもいいと思います。

もし何か分からないことや、困ったことが起きた場合には以下の方法からお問い合わせできますので、お気軽にお声かけください!

⑧イベント終了後の料金お支払い

所要期間:イベント終了後3営業日以内にメールをVOiCEより送信→7日以内にお支払い

VOiCEが以下の料金を算出いたします。


オプション料金-(システム利用料 × お支払い実数)-(イベント参加費 × お支払い実数)=イベント主催様のお支払金額またはお受取り金額

ご請求/お受取り額案内は、イベント終了後3営業日以内に、メールにてイベント主催様に送らせていただきます。
イベント主催様はメール記載のお支払方法を確認し、決済してください。

イベント主催様のお支払いがある場合

メールが届いてから7日以内に、メールに記載のURLよりお支払い額と同額のチケットをご購入ください。

VOiCEからイベント主催様へお支払いがある場合

5,000円以上:翌月20日振り込み
5,000円未満:翌月繰り越し、6か月以上経過で振り込み

※イベント参加費(主催者様が受け取るイベント経費)はイベント終了後、サークル様に実際にお支払いいただいた数で計上します。未払いのサークル様がいらっしゃった場合、主催者様にサークル名のみお伝えしますので、個別メッセージなどで、お支払いの督促をしてください。

以上で「VOiCEの始め方VRイベント主催編」は終わりです。お疲れ様でした!

VR会場でのいろんな楽しみ方は、いろいろな使い方をチェック!

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